home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Tech Arsenal 1 / Tech Arsenal (Arsenal Computer).ISO / tek-09 / umm11.zip / UMM.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-07-09  |  38KB  |  1,017 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                      ULTIMATE MAIL LIST MANAGER
  19.                          
  20.                              Version 1.1
  21.  
  22.                          User Documentation
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.                      Torbert Data Systems, Inc.
  30.                           P. O. Box 9218
  31.                        Chesapeake, VA 23321
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.                     Telephone (804) 488-5506
  37.                     BBS       (804) 488-4146
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.           COPYRIGHT (c) 1992  Torbert Data Systems, Inc.
  47. ACKNOWLEDGEMENTS
  48. ================
  49. The ability to view the manual from the main menu utilizes
  50. LIST.COM.  LIST.COM is the property of Vernon D. Buerg.
  51.  
  52. The software is distributed using self-extracting EXE files that
  53. were created by LHA which is the property of Haruyasu Yoshizari.
  54.  
  55. The program file, UMM.EXE was compressed using a licensed copy of
  56. PKLite Professional fro PKWare.
  57.  
  58. ASP OMBUDSMAN STATEMENT
  59. =======================
  60. "This program is produced by a member of the Association of
  61. Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  62. shareware principle works for you. If you are unable to resolve a
  63. shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  64. member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can
  65. help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but does
  66. not provide technical support for members' products.  Please write
  67. to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send
  68. a CompuServe message via CompuServe Mail to ASP Ombudsman
  69. 70007,3536."
  70.  
  71. Thank you for your interest in UMM.  Your willingness to evaluate
  72. this program is greatly appreciated.   By registering this copy  of
  73. UMM you will receive the latest version of UMM, another product of
  74. your choice from our ULTIMATE series, and periodic update notices.
  75.  
  76. "Shareware" is a term  used to describe a distribution system for
  77. software.  It is neither free nor public domain software.  It is
  78. truly a "Try before you buy" product.   Under the shareware
  79. concept,  you may use this software for a reasonable trial period.
  80. After a trail period, you may either pay the registration fee or
  81. discontinue using this software.
  82.  
  83. If you obtained this software from a shareware disk vendor,  you
  84. might have paid a small distribution/coping fee.  Torbert Data
  85. Systems receives no compensation  from disk vendors that distribute
  86. this product. By registering the shareware programs you use, you
  87. encourage authors to continue to provide quality programs.
  88.  
  89. Read the document REGISTER.DOC for information onregistering UMM. 
  90. Taking time now to register will be greatly appreciated. Thank you
  91. for your understanding and support.
  92.  
  93. Bill Torbert
  94. Torbert Data Systems
  95. P. O. Box 9218
  96. Chesapeake, VA 23321
  97. (804) 488-5506
  98.  
  99.  
  100.                                    ii
  101.                      T a b l e   O f   C o n t e n t s
  102.                                                                  
  103.                                                             Page
  104.  
  105.      I.   INTRODUCTION ....................................      1
  106.  
  107.           What is Ultimate Mail List Manager ..............      1
  108.           Features Overview ...............................      1
  109.  
  110.      II.  GETTING STARTED .................................      2
  111.  
  112.           Initial Setup Instructions ......................      2
  113.           Up and Running ..................................      3
  114.           Consistent Look and Feel ........................      3
  115.           Hardware Requirements ...........................      5
  116.  
  117.      III. UMM - RUNNING THE PROGRAM .......................      6
  118.  
  119.           Data Entry ......................................      6
  120.                Maintain MailLists by Category .............      6
  121.                Maintain MailLists by Name .................      8
  122.                MailList Categories ........................      8
  123.           Miscellaneous Activities ........................      9
  124.                Import Data ................................      9
  125.                Export Data ................................      10
  126.                Special Mailing Utility ....................      11
  127.                User Definable Parameters ..................      11
  128.           Reports .........................................      12
  129.                MailList Category Descriptions .............      12
  130.                Telephone Directory ........................      12
  131.                MailList File Listing ......................      12
  132.                Notepad Subject Summary ....................      12
  133.           Labels ..........................................      13
  134.                Label Test Pattern (1 UP) ..................      13
  135.                By MailList Category(1 UP) .................      13
  136.                Special Mailing     (1 UP) .................      13
  137.                Label Test Pattern  (2 UP) .................      13
  138.                By MailList Category(2 UP) .................      13
  139.                Special Mailing     (2 UP) .................      13
  140.  
  141.      Other Label Formats and Additional Reports ...........      13
  142.  
  143.      IV.  SPECIAL CONSIDERATIONS ..........................      14
  144.  
  145.           Backup ..........................................      14
  146.           Comments and Feedback ...........................      14
  147.           In Case Of Difficulties .........................      14
  148.           Other TDS Products ..............................      14
  149.           Registration Information ........................      16
  150.  
  151.                                    iii
  152. I.   INTRODUCTION      
  153.      ============
  154.      WHAT IS ULTIMATE MAILLIST MANAGER?
  155.      ==================================
  156.      Ultimate MailList Manager (UMM) is an exceptionally easy to
  157.      use software program which allows you to store detailed
  158.      maillist information by category.  Maintain a separate
  159.      category for customers, prospects, friends, members of your
  160.      organization, and much more.  The ability to maintain
  161.      unlimited detailed notes by date, time, and subject for each
  162.      entry makes this an excellent sales prospect system.  There
  163.      are even a number of user-definable fields.
  164.  
  165.      Organize a special mailing that spans categories, (i.e. some
  166.      of your associates, a few of your prospects associates, and
  167.      many of your customers.  Ultimate Mail List Manager does this
  168.      and much more.
  169.  
  170.      With Ultimate Mail List Manager, you may also import and
  171.      export data in three different formats, print mailing labels
  172.      in one across or two across formats, use the optional Report
  173.      Writer to define your own formats, or export data into one of
  174.      several graphical label programs.  With all these features,
  175.      Ultimate Mail List Manager is truly ULTIMATE!
  176.  
  177.      FEATURES OVERVIEW
  178.      =================
  179.      Completely menu driven
  180.      POP-UP help screens always available
  181.      Scrolling look up tables throughout the system
  182.      Menu options include:
  183.  
  184.                A) Maintain MailLists By Category
  185.                B) Maintain MailLists by Name
  186.                C) MailList Categories
  187.                D) Import Data
  188.                E) Export Data
  189.                F) "Special Mailing" Utility
  190.                G) User Definable Parameters
  191.                H) MailList Category Descriptions
  192.                I) Telephone Directory
  193.                J) MailList File Listing
  194.                K) Notepad Subject Summary
  195.                L) Label Test Pattern     (1 Up)
  196.                M) By MailList Category   (1 Up)
  197.                N) Special Mailing        (1 Up)
  198.                O) Label Test Pattern     (2 Up)
  199.                P) By MailList Category   (2 Up)
  200.                Q) Special Mailing        (2 Up)
  201.  
  202.                                    1
  203. II.  GETTING STARTED
  204.      ===============
  205.      The following information is presented to allow you to get the
  206.      software up and running quickly.  Sample data files have been
  207.      distributed with this software and must be used during this
  208.      process.  
  209.  
  210.      INITIAL SETUP INSTRUCTIONS
  211.      ==========================
  212.  
  213.      1.   Your CONFIG.SYS file must contain values that are equal
  214.           to or greater than the following:
  215.  
  216.                     FILES = 20
  217.                     BUFFERS = 20
  218.  
  219.           If you are not familiar with this file, refer to your DOS
  220.           manual for additional information.  The file may be
  221.           maintained by using EDLIN or any ASCII text editor.
  222.      
  223.      2.   Create a directory under the root directory called UMM
  224.           (or any other appropriate name).
  225.  
  226.                     Example:  "MD \UMM"      Press <ENTER>
  227.  
  228.      3.   Change your path to the directory you created.
  229.  
  230.                     Example:  "CD \UMM"      Press <ENTER>
  231.  
  232.      4.   Copy the self-extracting program UMM11.EXE to your hard
  233.           disk.
  234.  
  235.                     Example:  "COPY A:UMM11.EXE   Press <ENTER>
  236.           (Assuming UMM11.EXE is located on floppy diskette a:)
  237.  
  238.      5.   Execute the installation program UMM11.EXE. 
  239.  
  240.                     Example:  "UMM11"        Press <ENTER>
  241.  
  242.  
  243.      6.   When prompted with "Continue With Installation Y/N?"
  244.           answer "Y"
  245.  
  246.  
  247.                     Example:  "Y"            Press <ENTER>
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.                                    2
  254.      UP AND RUNNING
  255.      ==============
  256.      To run the software, you should have created a directory,
  257.      changed into that directory, and placed all software in that
  258.      directory.
  259.  
  260.      To run the program, perform the following steps.
  261.  
  262.      1.   To execute the program, type "UMM" and press <ENTER>.  
  263.  
  264.           When you run the software for the first time, the
  265.           keyfiles will automatically be created. These files
  266.           will have extensions such as *.K01 where * will be the
  267.           same as the data file name.
  268.  
  269.      2.   Shortly, the initial screen will appear.  Press any key
  270.           to continue.
  271.  
  272.      3.   The menu will now appear.  Use the arrow keys to position
  273.           the highlight bar over the desired selection and then
  274.           press <ENTER>.
  275.  
  276.      CONSISTENT LOOK AND FEEL
  277.      ========================
  278.      Feel free to "explore" the software.  You will find it
  279.      incredibly easy to use.  The software has a consistent look
  280.      and feel.  Several general conventions are followed
  281.      throughout the system.  They will be discussed here to
  282.      assist you.
  283.  
  284.      This software consists of three basic screen types.  These are
  285.      menus, tables and forms.  
  286.  
  287.      1.   MENUS
  288.           
  289.           To make a menu selection, press the letter corresponding
  290.           to the desired selection or use the arrow keys to
  291.           position the selector bar.  Once the choice is
  292.           highlighted, press <ENTER>. To exit from a menu, press
  293.           <ESC>.
  294.  
  295.      2.   TABLES
  296.  
  297.           Tables provide a scrolling display of all records within
  298.           a specified file or that meet a certain criteria. Some
  299.           tables allow new records to be added, and existing
  300.           records to be changed or deleted.  Other tables are for
  301.           lookup only.  These are called from a data entry form and
  302.           allow the user to select from a list of valid choices.
  303.  
  304.                                    3
  305.           To add a new record, press <INSERT>.  To maintain an
  306.           existing record, position the selector bar over the
  307.           desired record using either the <UP> and <DOWN> arrow
  308.           keys, or the <PAGEUP> and <PAGEDN> keys.  Then press
  309.           <ENTER>.  To delete a record, position the selector bar
  310.           over the desired record, then press <ENTER>.
  311.  
  312.      3.   FORMS
  313.  
  314.           Screens where data entry is permitted are called forms.
  315.           There is a consistent look and feel for all forms within
  316.           the system. Forms may be used to enter new records or two
  317.           change information in existing records. The following
  318.           keys are used in a form as described.
  319.  
  320.           <ENTER>        Move from field to field within the form.
  321.                          Upon completion of the last field, the
  322.                          information will be saved.  The up and
  323.                          down arrow keys will also move the cursor
  324.                          from field to field.
  325.  
  326.           <CTL> <ENTER>  Immediately terminate work on this screen
  327.                          and save the information without
  328.                          completing the remaining fields.
  329.  
  330.           <ESC>          When pressed while entering information
  331.                          this will erase the data entered.  If
  332.                          prior information was in the field, it
  333.                          will reappear. Pressing <ESC> from an
  334.                          empty field or prior to entering data
  335.                          will move the cursor to the previous
  336.                          field.
  337.  
  338.           <CTL> <ESC>    Abort all changes to a record and exit
  339.                          the form without adding a new record or
  340.                          saving the changed information.
  341.  
  342.           <CTL> <HOME>   Clear contents of current field starting
  343.                          at cursor position.
  344.  
  345.           <CTL> <END>    Clear entire contents of current field.
  346.  
  347.           <INSERT>       Toggle insert mode on or off.
  348.  
  349.           Often, tables allow fast access to a record by permitting
  350.           the user to enter the first few characters of the key
  351.           field.  In this instance, the highlight bar will
  352.           immediately position to that point in the file.
  353.  
  354.  
  355.                                    4
  356.      4.   ADDITIONAL CONSIDERATIONS
  357.  
  358.           A.   The screen will go blank after a period of
  359.                inactivity.  Press any key to display the screen. 
  360.                The key press will not be active.
  361.  
  362.           B.   Press <F1> from any screen in the system to get a
  363.                pop up help screen.  On data entry screens, the
  364.                help screen will be context sensitive to the field
  365.                on which the cursor is positioned.
  366.  
  367.           C.   The <ESC> key will generally take you to the prior
  368.                screen or activity.  The only exception is when you
  369.                are in a data entry field, in which case the <ESC>
  370.                key aborts any data you entered into that field and
  371.                takes you to the prior field.
  372.  
  373.           D.   While editing a field, press the <INS> key to
  374.                toggle typeover on or off.  The backspace and <DEL>
  375.                keys will function as you would expect them to.
  376.  
  377.           E.   When editing a numeric field, press the spacebar to
  378.                clear out the entire field.  All data entered in a
  379.                numeric field will be entered right justified with
  380.                the cursor maintaining stationary and the numbers
  381.                moving from right to left.
  382.  
  383.           F.   When selecting a report option a report
  384.                confirmation screen will appear.  From this screen,
  385.                <F2> will toggle between the screen and the
  386.                printer.  <ESC> will abort the report.  Any other
  387.                key will proceed with the report.
  388.  
  389.      HARDWARE REQUIREMENTS
  390.  
  391.      This software requires a minimum of 640 K to run.  It should
  392.      run on any IBM PC or true compatible using a DOS level of
  393.      2.1 or higher.  It should run on MGA, CGA, EGA, or a VGA
  394.      monitor.  A hard disk is required.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.                                    5
  407. III. UMM - RUNNING THE PROGRAM
  408.      =========================
  409.      Step by Step Instructions
  410.  
  411.      1.   To execute the program, type "UMM" and press <ENTER>. 
  412.           Press any key when the opening screen appears.  The menu
  413.           will now appear.
  414.  
  415.      2.   Select a menu option by either positioning the selector
  416.           bar to that option with the arrow keys and pressing
  417.           <ENTER> or by touching the first letter of that selection
  418.           and pressing <ENTER>.
  419.  
  420.      DATA ENTRY
  421.      ==========
  422.      MENU SELECTION: A) Maintain MailLists By Category
  423.      =================================================
  424.      Functional Description
  425.  
  426.      Select this option to maintain the maillist by category. When
  427.      this option is chosen, a table of categories will appear.
  428.      Select the category to maintain by positioning the highlight
  429.      bar over the description and pressing <ENTER>. 
  430.  
  431.      Once a category is selected, a table of all entries in that
  432.      category will appear. If there are no entries in the chosen
  433.      category, the file maintenance form will appear to allow the
  434.      addition of a new record.
  435.  
  436.      Select from any of the following activities.
  437.  
  438.      <INS>     To add a new record
  439.      <DEL>     To delete a record
  440.      <ESC>     To return to the menu
  441.      <ENTER>   Maintain record under selector bar
  442.      
  443.      Note:     The arrow keys, and page up and page down keys are
  444.                also active to position the selector bar.
  445.  
  446.      Active Function Keys On Data Entry Form
  447.  
  448.      <F1>      Help Screen - Always Active
  449.      <F2>      Notepad
  450.      <F3>      Additional Info
  451.      <F4>      Single Label
  452.      
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.                                    6
  458.      Data Entry Fields
  459.  
  460.      Individual/Contact:      The complete name of the individual
  461.                               or contact.
  462.      Company/Organization:    The name of the company or
  463.                               organization.  An entry must be made
  464.                               in either this field or the
  465.                               Individual/Contact field.
  466.      Alpha Sort Field:        This field will determine the alpha
  467.                               sort order and should contain either
  468.                               the first few characters of the
  469.                               company name or the individual's
  470.                               last name.
  471.      Salutation:              This field is handy when data is
  472.                               exported for mail merge. Use along
  473.                               with the Individual/Contact name. 
  474.      Address:                 The mailing address of this company
  475.                               or individual.  Two address lines
  476.                               are available.
  477.      City/State/Zip:          The city, state and zip code should
  478.                               be placed here.
  479.      Telephone Number:        Primary telephone number.
  480.      Alternate Number:        Alternate telephone number, perhaps
  481.                               the contact's home number.
  482.      Fax Number:              Normally used for FAX number. 
  483.      Special Mailing List?:   The software is capable of printing
  484.                               labels for any category.  However,
  485.                               sometime it might be desirable to
  486.                               produce a mailing that spans some or
  487.                               all of several categories.  Enter
  488.                               "Y" or "N" for each of the four
  489.                               special mailing categories.
  490.      Status:                  By indicating that a record is
  491.                               Inactive, it will not appear in any
  492.                               label or report routine.
  493.      
  494.      Special Functions
  495.      =================
  496.  
  497.      F2 - Notepad
  498.      ============
  499.      Functional Description
  500.  
  501.      Maintain extensive notes for each record.  Each notepad
  502.      includes date, time, subject and the text of the note.
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.                                    7
  509.      F3 - Additional Info
  510.      ====================
  511.      Functional Description
  512.  
  513.      Maintain information in several user definable fields.  The
  514.      field headings for these fields may be maintained from main
  515.      menu option G) User Definable Parameters.
  516.  
  517.      F4 - Single Label
  518.      =================
  519.      Functional Description
  520.  
  521.      This option may be used to quickly and conveniently enter and
  522.      print a "one-time" label.  Multiple copies may also be
  523.      specified.
  524.  
  525.      MENU SELECTION: B) Maintain MailLists By Name
  526.      =============================================
  527.      Functional Description
  528.  
  529.      Select this option to maintain the entire maillist by name.
  530.      All categories will appear together, ordered by the alpha sort
  531.      field.  Except for this difference, this option is identical
  532.      to menu selection A.
  533.  
  534.      MENU SELECTION: C) Maillist Categories
  535.      ======================================
  536.  
  537.      Select this option to maintain the maillist category
  538.      descriptions.
  539.  
  540.      Select from any of the following activities.
  541.  
  542.      <INS>     To add a new record
  543.      <DEL>     To delete a record
  544.      <ESC>     To return to the menu
  545.      <ENTER>   Maintain record under selector bar
  546.  
  547.      Note: When deleting a category, all members of that category
  548.      will also be deleted.  This may take a while with a large
  549.      database.
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.                                    8
  560.      MISCELLANEOUS ACTIVITIES
  561.      =======================  
  562.      MENU SELECTION: D) Import Data
  563.      ==============================
  564.      Functional Description
  565.  
  566.      Select this option to import data into the MailList file. 
  567.      Data may be imported in a comma delimited, fixed length ASCII,
  568.      or word processing(line delimited) format.
  569.  
  570.      The following data may be imported.
  571.  
  572.           Contact        34 characters
  573.           Salutation     12 characters
  574.           Company        34 characters
  575.           Address1       34 characters
  576.           Address2       34 characters
  577.           City           20 characters
  578.           State          2 characters
  579.           Zip Code       10 characters
  580.  
  581.      COMMA DELIMITED
  582.      ===============
  583.      Data to be imported from a comma delimited format must look
  584.      like this. (It will appear on one line).
  585.  
  586.      "contact","salutation","company","address1",
  587.      "address2","city","state","zip"         
  588.  
  589.      It is not necessary for all fields to have data, however,
  590.      empty fields must be indicated by "".  For example:
  591.  
  592.      "Bill Torbert","Bill","Torbert Data Systems, Inc.",
  593.      "P. O. Box 9218","","Chesapeake","VA","23321-9218"
  594.  
  595.      The above example does not contain a second address line.
  596.  
  597.      FIXED LENGTH
  598.      ============
  599.      Fixed length data would look something like this.
  600.  
  601.      Bill Torbert                       Bill        Torbert Data
  602.  
  603.      Page space limitations make it difficult to show the above
  604.      precisely, however since the name field is 34 characters long,
  605.      the salutation would start in the 35th position, the company
  606.      in the 47th, etc.
  607.  
  608.  
  609.  
  610.                                    9
  611.      WORD PROCESSING
  612.      ===============
  613.      Data imported from a word processing (line delimited) format
  614.      would appear as follows.
  615.  
  616.      Bill Torbert
  617.      Bill
  618.      Torbert Data Systems, Inc.
  619.      P. O. Box 9218
  620.      
  621.      Chesapeake
  622.      VA
  623.      23321-9218
  624.  
  625.      Notice in the above example, a blank line represents the
  626.      second address line since none is required.
  627.  
  628.      Examples of all three formats may be easily obtained by
  629.      exporting data in each format.
  630.  
  631.      Data Entry Fields
  632.  
  633.      Category:      A table with all the categories will be
  634.                     displayed.  Select one, or press <INS> to add
  635.                     a new one.
  636.      File Name:     Enter the file name from which data is to be
  637.                     imported.  Include the complete path if not in
  638.                     the current directory.
  639.  
  640.      Ex:  C:\UTILS\UMM\DATA\SCOUTS.CDD
  641.  
  642.  
  643.      File Type:     There are three choices for file types. 
  644.                     Select either "C"omma Delimited, "F"ixed
  645.                     length ASCII, or "W"ord Processing.
  646.  
  647.      Do you wish to proceed?: Select YES to continue.
  648.  
  649.      MENU SELECTION: E) Export Data
  650.      ==============================
  651.      Functional Description
  652.  
  653.      Select this option to export data for use in other programs or
  654.      for mail merge with most word processors.  Files can be
  655.      exported in Comma Delimited, Fixed Length ASCII, or Word
  656.      Processing(Line Delimited) Formats.  See the instructions on
  657.      "Import Data" for formats and screen information.
  658.  
  659.  
  660.  
  661.                                    10
  662.      MENU SELECTION: F) Special Mailing Utility
  663.      ==========================================
  664.      Functional Description
  665.      
  666.      Select this option to add or remove entire categories from any
  667.      of the four special mailing groups.  
  668.  
  669.      Data Entry Fields
  670.  
  671.      Add a Category\Remove A Category:  Indicate whether to add or
  672.                remove a category from one of the four special
  673.                mailings.
  674.      MailList Category:  Select the category from the pop up table
  675.                that will appear.
  676.      Special Mailing List: Indicate which special mailing list, 1
  677.                to 4, to add or remove this category from.
  678.  
  679.      MENU SELECTION: G) User Definable Parameters
  680.      ============================================
  681.      Functional Description
  682.  
  683.      Select this option to customize certain features of Ultimate
  684.      MailList Manager.
  685.  
  686.      Data Entry Fields
  687.  
  688.      User-Definable Fields 1 through 10: There are ten user-
  689.                definable alpha-numeric fields of varying lengths. 
  690.                The names for these fields may be specified up to
  691.                ten characters.
  692.      User-Definable Dates 1 and 2: There are two user-definable
  693.                dates.  These field names may be specified here.
  694.      Show Last City As Default: Enter "Y" to show the last city
  695.                accessed as the default when entering new records.
  696.      Show Last State As Default: Enter "Y" to show the last state
  697.                accessed as the default when entering new records.
  698.      Show Last Zip Code As Default: Enter "Y" to show the last
  699.                zip code accessed as the default when entering new
  700.                records.
  701.      Print Labels in Upper Case: Enter "Y" to print labels in upper
  702.                case.  This is the preferred postal format.
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.                                    11
  713.      REPORTS
  714.      =======
  715.      When any report option is chosen, a confirmation screen will
  716.      appear.  The report may be canceled by pressing the <ESC> key.
  717.  
  718.      The report direction may be toggled between SCREEN and PRINTER
  719.      by pressing <F2>.  Pressing any other key will initiate the
  720.      report.  
  721.  
  722.      The report may be halted while it is processing by pressing
  723.      <ESC>.  Reports sent to the screen may be redirected to the
  724.      printer by pressing <CTL> <L> after they have processed.
  725.  
  726.      MENU SELECTION: H) MailList Category Descriptions
  727.      =================================================
  728.      Functional Description
  729.  
  730.      This report will print a list of all maillist categories
  731.      currently defined.
  732.  
  733.      MENU SELECTION: I) Telephone Directory
  734.      ======================================
  735.      Functional Description
  736.  
  737.      This report will prompt the user for a category and then print
  738.      a list of all records in that category including the company
  739.      name, individual name and the telephone number.  To print a
  740.      report that includes all categories, enter 0 for the category
  741.      number.  When all categories are printed, each new category
  742.      will begin on a new page.  Thus, when printing the report to
  743.      the screen, use the <PAGEDN> key to view subsequent pages.
  744.  
  745.      MENU SELECTION: J) MailList File Listing
  746.      ========================================     
  747.      Functional Description
  748.  
  749.      This report will prompt the user for a category and then print
  750.      a list of all records in that category.  To print a report
  751.      that includes all categories, enter 0 for the category number. 
  752.      When all categories are printed, each new category will begin
  753.      on a new page.  Thus, when printing the report to the screen,
  754.      use the <PAGEDN> key to view subsequent pages.
  755.  
  756.      MENU SELECTION: K) Notepad Subject Summary
  757.      ==========================================
  758.      Functional Description
  759.  
  760.      This report will list the date, time, and subject for all
  761.      notes within a specified date range.
  762.  
  763.                                 12 LABELS
  764.      ======
  765.  
  766.      Labels are printed in either a "ONE UP" or "TWO UP" format on
  767.      pin-feed labels in the popular 3 1/2" BY 15/16" format.  See
  768.      the section on OTHER LABEL FORMATS AND ADDITIONAL REPORTS for
  769.      details of other formats.
  770.  
  771.      Menu Selection: L) Label Test Pattern (1 UP)
  772.      ============================================
  773.  
  774.      Select this option to insure that labels are properly aligned
  775.      in the printer.
  776.  
  777.      Menu Selection: M) By MailLIst Category (1 UP)
  778.      ==============================================
  779.  
  780.      Select this option to print labels for one category.  To print
  781.      labels for all categories, enter 0 for the category number.
  782.  
  783.      Menu Selection: N) Special Mailing (1 UP)
  784.      =========================================
  785.  
  786.      Menu Selection: O) Label Test Pattern (2 UP)
  787.      ============================================
  788.  
  789.      Select this option to insure that labels are properly aligned
  790.      in the printer.
  791.  
  792.      Menu Selection: P) By MailLIst Category (2 UP)
  793.      ==============================================
  794.  
  795.      Select this option to print labels for one category.  To print
  796.      labels for all categories, enter 0 for the category number.
  797.  
  798.      Menu Selection: Q) Special Mailing (2 UP)
  799.      =========================================
  800.  
  801.      Select this option to print labels for one of the four
  802.      "special mailings"
  803.  
  804.      OTHER LABEL FORMATS AND ADDITIONAL REPORTS
  805.      ==========================================
  806.  
  807.      Torbert Data Systems offers additional label formats and
  808.      custom reports for a small fee.  In addition, custom label and
  809.      report programs may be written using the Clarion Report
  810.      Writer.  For a custom quote or the current price for Report
  811.      Writer, contact Torbert Data Systems.
  812.  
  813.  
  814.                                    13
  815. IV.  SPECIAL CONSIDERATIONS
  816.      ======================
  817.      BACKUP
  818.      ======
  819.  
  820.      Regular backups are important.  To backup up your data, you
  821.      must backup all files ending in either the *.DAT or the *.MEM
  822.      extensions.
  823.  
  824.           Example:  "COPY *.DAT A:"
  825.                     "COPY *.MEM A:"
  826.  
  827.      To restore from a backup, copy the files mentioned above to
  828.      your UMM directory.  You must also remove all indexes.  They
  829.      will automatically be rebuilt.
  830.  
  831.           Example:  "DEL *.K*"
  832.  
  833.      COMMENTS AND FEEDBACK
  834.      =====================
  835.  
  836.      This software was developed by Torbert Data Systems.  Your
  837.      comments and feedback regarding Ultimate MailList Manager are
  838.      welcome.  Write or call us at the address on the title page. 
  839.      You are also invited to call our support bulletin board. 
  840.      Access is totally free.
  841.  
  842.      IN CASE OF DIFFICULTIES
  843.      =======================
  844.      The following are some of the most frequently asked
  845.      questions.
  846.  
  847.      1.   Problem:
  848.           The message "TOO MANY OPEN FILES" appears when an
  849.           attempt is made to execute one the program.
  850.  
  851.           Solution:
  852.           This problem is a result of the CONFIG.SYS file not
  853.           being set up properly.  The possible hardware
  854.           configurations vary considerably, but if your boot
  855.           drive is C, you may view the CONFIG.SYS file as
  856.           follows.
  857.  
  858.           Example:  "TYPE C:\CONFIG.SYS"
  859.                     Press <ENTER>
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.                                    14
  866.           Using either EDLIN or any ASCII text editor, insure
  867.           that the following values are setup in the CONFIG.SYS
  868.           file.
  869.                FILES = 20
  870.                BUFFERS = 20
  871.  
  872.      2.   Problem:
  873.           The message "FILE NOT FOUND" appears when an attempt is
  874.           made to execute the program.
  875.  
  876.           Solution:
  877.           This problem is a result of one of the required data
  878.           files not being present in the currently active
  879.           directory.  Copy the data files from your original
  880.           release and rerun.  Be sure they all reside in the
  881.           active directory.
  882.  
  883.      3.   Problem:
  884.           The message "Write Error" appears when running the self-
  885.           extracting installation program UMM11.EXE.
  886.  
  887.           Solution:
  888.  
  889.           Be sure to copy the program from the floppy diskette to
  890.           your hard drive.  If you attempt to execute the program
  891.           from the floppy drive, the program will try to install
  892.           the files on the floppy drive and you will receive a    
  893.           WRITE ERROR when the diskette runs out of space.
  894.  
  895.      OTHER TDS PRODUCTS
  896.      ==================
  897.  
  898.      Torbert Data Systems offers several additional products
  899.      including the award winning CMTS church management package and
  900.      a similar product designed for non-profit organizations. 
  901.      Evaluation copies of any of these products may be ordered for
  902.      only a nominal fee for diskettes and mailing.
  903.  
  904.      CMTS - Recently awarded first place in Public Brand Software's
  905.      12TH annual contest-application category, CMTS is a
  906.      comprehensive church management package with modules for
  907.      membership, donations, fund accounting, attendance, and
  908.      visitation.  This system compares with commercial church
  909.      packages selling for several thousand dollars and is one of
  910.      the most comprehensive church packages available. (Three
  911.      diskettes)
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.                                    15
  917.      OMS - Organizational Management System is similar in many ways
  918.      to CMTS, but was designed especially for non-profit
  919.      organizations.  There are modules for membership, dues and
  920.      contributions, and fund accounting.  The membership module of
  921.      OMS is compatible with Ultimate MailList Manager in that the
  922.      same data may be accessed from both programs.
  923.  
  924.      Ultimate Home Manager - Formerly Home Helper, this handy
  925.      program maintains names and addresses, an inventory of home
  926.      appliances, emergency telephone number, an appointment
  927.      schedular, a tape catalog system, recipes, and much more.
  928.  
  929.      Ultimate Home Shopper - Quickly and conveniently make out a
  930.      shopping list for your next trip to the grocery store.  This
  931.      program even allows the user to keep prices from several
  932.      stores and will do comparison shopping and make out best buy
  933.      shopping lists.
  934.  
  935.      REGISTRATION INFORMATION - ULTIMATE MAILLIST MANAGER
  936.      ====================================================
  937.  
  938.      Thank you for evaluating UMM.  Torbert Data Systems is
  939.      committed to offering quality software programs at affordable
  940.      prices.  
  941.  
  942.      This product is marketed as shareware.  This allows the user
  943.      to evaluate the product prior to purchasing it.  If you use
  944.      this product beyond a reasonable evaluation period, you are
  945.      required to pay for it.
  946.  
  947.      Technical support may be obtained in any of the following
  948.      ways:
  949.                             Telephone (804) 488-5506
  950.                             TDS BBS   (804) 488-4146
  951.                             Compuserve Mail 73747,2336
  952.                      
  953.      Feel free to call if you have any questions or experience any
  954.      difficulty installing UMM.  We maintain our technical support
  955.      lines from 8AM until 11 PM (Eastern Time) Monday thru
  956.      Saturday.  If someone is not immediately available to help you
  957.      with your problem, ask the operator when someone might be
  958.      available.  DUE TO THE LOW REGISTRATION FEE WE ASK FOR THIS
  959.      PRODUCT IT IS IMPOSSIBLE TO RETURN LONG DISTANCE CALLS UNLESS
  960.      YOU INSTRUCT US TO CALL COLLECT. Thank you for your
  961.      understanding.
  962.  
  963.    Torbert Data Systems, Inc.        Phone: (804) 488-5506
  964.    P. O. Box 9218                    BBS:   (804) 488-4146
  965.    Chesapeake, VA 23321
  966.  
  967.                                    16
  968.    
  969.                               REGISTRATION FORM
  970.  
  971.                          ULTIMATE MAILLIST MANAGER 
  972.  
  973. WHERE ACQUIRED____________________________________________________ 
  974.  
  975. NAME   ___________________________________________________________
  976.  
  977. ADDRESS___________________________________________________________
  978.  
  979.        ___________________________________________________________
  980.  
  981. CITY   ________________________________  STATE ______  ZIP _______
  982.  
  983. PHONE  _______________________________
  984.  
  985. =================================================================== 
  986. PAYMENT MUST BE MADE BY CHECK OR MONEYORDER IN US DOLLARS!
  987.  
  988. Ultimate MailList Manager v 1.1 - Single User          ( ) $49.95
  989. Ultimate MailList Manager v 1.1 - Network Version      ( ) 159.95
  990.  
  991. EVALUATION COPIES OF OTHER TDS PRODUCTS 
  992.  
  993. 1  Ultimate Home Manager                               ( )   5.00
  994. 2  Ultimate Home Shopper                               ( )   5.00
  995. 3  CMTS - Church Management Package (3 Disks)          ( )  10.00
  996. 4  OMS  - Organizational Management System (3 Disks)   ( )  10.00
  997.  
  998.                                                 SUBTOTAL: _______
  999.       
  1000.    4 1/2 Sales Tax -  (Virginia Residents Only)          _______
  1001.  
  1002.                                           TOTAL ENCLOSED: _______
  1003.  
  1004. You will receive one addition TDS program to evaluate in return for
  1005. registering UMM.  Indicate evaluation program of your choice:
  1006.  
  1007.                  1     2     3     4  (Circle One)
  1008.                                         
  1009. MEDIA TYPE: 5 1/4HD ( )   5 1/4DD ( )   3 1/2HD  ( )  3 1/2DD  ( )
  1010.                               (  Check One)
  1011.  
  1012. Make check payable in US DOLLARS to "Torbert Data Systems, Inc." 
  1013.  
  1014. Mail Registration Form and Payment To:   Torbert Data Systems, Inc.
  1015.                                          P. O. Box 9218
  1016.                                          Chesapeake, VA 23321    
  1017.